Vous facturez encore sur Excel ? Depuis 5 mois c'est interdit en B2B Belgique, 4 outils gratuits conformes Peppol

Un fournisseur belge vous envoie une facture en PDF par email. Vous l'imprimez, vous la passez à votre comptable. Votre client belge vous demande pourquoi vous lui envoyez encore une facture Word. Vous ne savez pas qu'à ces deux moments, vous êtes hors-la-loi depuis cinq mois.

Depuis le 1er janvier 2026, la facturation électronique structurée via le réseau Peppol est obligatoire pour toutes les transactions B2B en Belgique. Le PDF ne suffit plus. Excel non plus. Et les sanctions sont déjà actives.

Ce qu'il faut retenir avant de lire la suite :

• Peppol obligatoire depuis le 1er janvier 2026 : toutes les entreprises assujetties à la TVA en Belgique doivent émettre et recevoir leurs factures B2B au format structuré via le réseau Peppol, y compris les indépendants en franchise TVA sous 25 000 € de chiffre d'affaires.
• 74 % des entreprises wallonnes facturaient encore en PDF, Word ou Excel non structuré fin 2024 selon le baromètre de l'Agence du Numérique. Vous n'êtes pas seul·e, mais vous êtes en retard.
• Sanctions actives : amendes administratives de 1 500 € pour la première infraction, 3 000 € pour la deuxième, 5 000 € pour les suivantes.
• Bonne nouvelle fiscale : les programmes de facturation conformes Peppol ouvrent droit à une déduction de 120 % de votre bénéfice imposable jusqu'à la période 2027.
• 4 outils gratuits ou freemium peuvent couvrir vos besoins. Mais seuls deux sont vraiment alignés sur le réseau Peppol belge. On vous explique lesquels, et quand il vaut mieux passer à l'automation.

Ce qui change concrètement depuis le 1er janvier 2026

L'obligation est binaire, pas graduelle. Si vous facturez à une autre entreprise belge assujettie à la TVA, vous devez désormais émettre une facture électronique structurée, un format machine-lisible (XML UBL) transmis via le réseau Peppol. Une PDF par email ne suffit plus, peu importe que son contenu soit correct.

L'obligation s'applique selon trois critères simples, repris par le SPF Finances :

1. Votre entreprise est assujettie à la TVA en Belgique (même en franchise sous 25 000 €).
2. Votre client est lui-même assujetti à la TVA en Belgique (transaction B2B).
3. Vous ne tombez pas dans une des rares exemptions (notamment les factures B2C aux particuliers, qui restent libres de format).

Les sanctions ont une période de tolérance qui a couru jusqu'à fin mars 2026. Depuis avril 2026, les amendes sont applicables : 1 500 € la première fois, 3 000 € à la récidive, 5 000 € au-delà, par le SPF Finances. C'est par infraction, pas par facture, mais une comptabilité tenue hors Peppol pendant des mois constitue un faisceau d'infractions difficile à défendre.

La contrepartie fiscale est généreuse. Pour les périodes imposables 2024 à 2027, les indépendants et les PME qui investissent dans un programme de facturation conforme bénéficient d'une déduction majorée de 120 %. Concrètement : un abonnement à 120 €/an devient une charge fiscalement déductible à hauteur de 144 €. C'est l'État qui paie une partie de votre transition.

L'état réel de la PME wallonne face à cette transition

Le retard est massif. Selon le baromètre de maturité numérique de l'Agence du Numérique 2024, repris par UCM Voice, la grande majorité des entreprises wallonnes s'appuyait encore fin 2024 sur des factures papier (23 %) ou des formats non structurés comme les PDF, Word ou Excel (74 %). La courbe Peppol s'est accélérée en 2025 : 256 000 entreprises belges connectées au 27 mai 2025, contre 100 000 au 1er janvier, mais à deux semaines de l'échéance, le 17 décembre 2025, 57,5 % seulement des assujettis TVA disposaient d'un mandat Peppol opérationnel. Autrement dit : 42,5 % des entreprises belges sont entrées dans l'obligation sans être prêtes.

Ce retard a un coût caché que peu de dirigeants chiffrent. Sur la facturation manuelle en Excel, les études sectorielles européennes convergent sur trois ordres de grandeur :

• Taux d'erreur de 3 à 8 % sur les documents commerciaux produits manuellement (typos, mauvaise référence client, oubli de mention légale, TVA mal calculée).
• 10 à 15 minutes de traitement par facture entre la saisie, la vérification, l'export PDF, l'envoi et l'archivage.
• Coût total estimé entre 12 et 20 € par facture traitée manuellement, selon les compilations sectorielles françaises.

Sur une PME wallonne qui émet 50 factures par mois, le calcul fait mal : ~15 600 € de coût annuel caché (temps facturé à 40 €/h + correction des erreurs). Plus la base est manuelle, plus le retard Peppol creuse cette ligne.

Excel ne respecte pas non plus les contrôles TVA. Un classeur Excel ne garantit pas l'inaltérabilité des données, ce que l'administration peut exiger en cas de contrôle. C'est un risque distinct de Peppol, mais qui se cumule.

Les 4 outils gratuits ou freemium comparés

On a retenu les 4 outils qui reviennent le plus dans les recherches « logiciel facturation gratuit » + Belgique 2026. Pas les outils les plus connus internationalement, ceux qu'un dirigeant de PME wallonne ou un indépendant belge tape réellement dans Google. Le critère numéro 1 du comparatif est désormais la conformité Peppol Belgique, vérifiée contre la liste officielle publiée par le SPF Finances.

1. Accountable : le seul vrai gratuit Peppol natif côté belge

Accountable est une fintech belge lancée en 2017, utilisée par plus de 50 000 entrepreneurs en Belgique. Sa cible naturelle : les indépendants personnes physiques, les freelances et les petites SRL. Son plan « Free Invoicing » inclut l'enregistrement Peppol et l'envoi-réception illimités de factures électroniques structurées, pas de plafond, pas de freemium déguisé. C'est, à notre connaissance, le seul outil belge réellement gratuit avec Peppol natif inclus.

Les formules payantes ajoutent la comptabilité, la TVA et la déclaration d'impôts : 1,50 €/mois pour les Starters, 9,90 €/mois pour Invoicing Plus, jusqu'à 59,90 €/mois pour le plan Max qui inclut une garantie fiscale de 10 000 €. Toutes les formules ouvrent droit à la déduction fiscale 120 %.

Pour qui : indépendants à titre principal ou complémentaire, freelances, petites SRL sans comptabilité interne lourde. Si vous facturez seul·e ou à deux et que votre comptable gère déjà votre TVA, le plan gratuit suffit pour 80 % des cas.

Limites honnêtes : pas conçu pour les structures qui ont plusieurs utilisateurs simultanés, ni pour la gestion de stock ou les flux comptables complexes. Si vous êtes un menuisier indépendant ou une consultante solo, c'est parfait. Si vous êtes une PME de 20 personnes avec une gestion d'achats à intégrer, regardez Sage BOB Start.

Lien de souscription Accountable avec parrainage ATTA : accountable.eu/fr/r/?ref=owy0otg, Transparence : nous percevons une commission de 10 à 100 € si vous prenez un plan payant via ce lien. Cela ne change ni notre analyse ni le prix qui vous est facturé. Le plan gratuit reste gratuit.

2. Billit : la référence belge native, avec free license illimitée

Billit est un éditeur belge devenu la référence du marché pour la facturation électronique Peppol en Belgique, avec des intégrations vers plus de 30 logiciels comptables. Particularité intéressante : Billit propose une licence gratuite sans limite de durée qui permet l'envoi de factures de vente avec Peppol inclus. La licence payante démarre à 7,50 €/mois et débloque la réception Peppol, la comptabilité d'achats, la gestion de stock et les automatisations.

L'avantage clé : c'est un éditeur 100 % belge, qui respire le marché local. Le point d'accès Peppol est natif et gratuit dans toutes les formules. L'interface est conçue pour les TPE/PME, plus structurée qu'Accountable mais moins lourde que Sage BOB.

Pour qui : TPE et petites PME en croissance qui ont dépassé le strict besoin d'émettre des factures et veulent aussi recevoir et traiter les factures fournisseurs en Peppol, ou intégrer leur fiduciaire belge dans le flux.

Limites honnêtes : la free license est ventes seulement, pour la réception Peppol et la compta complète, il faut basculer en payant (mais 7,50 €/mo reste très accessible, surtout avec la déduction 120 %).

3. Odoo Community : open-source belge, Peppol natif gratuit et illimité

Odoo est édité par une entreprise belge basée à Wavre, ce qui en fait un acteur particulièrement aligné avec le mandat Peppol national. L'édition Community est open-source et entièrement gratuite ; depuis les versions 17 et 18, l'inscription Peppol et l'envoi-réception de factures électroniques sont gratuits et illimités, y compris dans l'édition gratuite à 1 application.

Concrètement, vous pouvez auto-héberger Odoo Community sur un petit serveur belge (5 à 15 €/mois selon l'hébergeur), activer le module comptabilité, vous inscrire à Peppol en quelques clics, et facturer en conformité totale sans aucun abonnement éditeur. C'est la voie la plus radicalement souveraine et la plus économique sur le long terme, mais elle demande un peu de compétences techniques au setup.

Pour qui : PME de 5 à 50 salariés avec un minimum de culture tech en interne (ou un partenaire intégrateur), qui veulent garder leurs données sur leur propre serveur belge et éviter tout abonnement récurrent. Idéal aussi pour les structures qui ont besoin de modules métier au-delà de la facturation (CRM, projets, RH, e-commerce) puisque l'écosystème Odoo couvre tout ça.

Limites honnêtes : si personne dans votre équipe n'a touché à un serveur Linux, il vaut mieux passer par Odoo Online (payant, ~25 €/utilisateur/mois) ou par un intégrateur belge, sinon vous transformez une économie en chantier IT.

4. Sage BOB Start : la conformité Peppol pour les PME en fiduciaire Sage

Si vous n'avez pas encore d'expert-comptable belge moderne, on a comparé les 4 cabinets en ligne sérieux sur le marché belge en 2026 dans un article dédié.

Sage BOB Start est l'entrée de gamme belge de la suite Sage BOB, dans sa version Peppol conforme. C'est l'un des outils explicitement cités par le SPF Finances dans la liste officielle des solutions compatibles avec le réseau Peppol. Son positionnement est différent des trois précédents : il vise les PME qui travaillent déjà avec un fiduciaire utilisant Sage BOB.

L'avantage : Sage BOB Start gère la facturation et la comptabilité, encaissements, paiements fournisseurs, lettrage, export pour bilan, directement vers les écritures de votre comptable. Pour une PME de 5 à 50 salariés en fiduciaire Sage, c'est le scénario le plus intégré.

L'inconvénient : ce n'est pas gratuit. Les tarifs entrée de gamme démarrent autour de 18 €/mois HT pour les configurations Peppol-ready, avec souvent un coût d'implémentation initial. La déduction 120 % compense partiellement, mais l'inscription au club coûte plus cher que les trois autres.

Pour qui : PME wallonnes de 5 à 50 salariés avec un fiduciaire qui travaille déjà avec Sage BOB. En dehors de ce cas, Billit ou Odoo couvrent généralement le même besoin pour moins cher.

Limites honnêtes : la promesse « gratuit » est trompeuse, c'est un outil professionnel à coût récurrent, dont la justification première est la compatibilité fiduciaire, pas le prix.

La grille de décision ATTA pour une PME wallonne en 2026

Notre verdict tient en cinq lignes selon votre profil.

Pour la grande majorité des cas qu'on accompagne à ATTA, les lignes 1 à 4 couvrent la situation. La ligne 6 (automation) devient pertinente dès qu'on dépasse 30 factures mensuelles avec relances et qu'on perd plus d'une demi-journée par semaine en saisie ou en suivi.

Quand passer à l'automation : le seuil où Excel et Accountable ne suffisent plus

À partir d'un certain volume, l'outil de facturation gratuit devient le maillon faible. Pas parce qu'il est mauvais, Accountable couvre très bien l'envoi Peppol, mais parce que la facture n'est qu'un maillon dans une chaîne qui inclut le devis, la signature, le suivi de paiement, la relance, l'archivage et la remontée comptable. Quand cette chaîne traite plus de 30 entrées par mois, le copier-coller entre l'outil de facturation et le CRM, ou entre le CRM et le drive d'archivage, redevient un coût caché, exactement le même que sur Excel, juste déplacé d'un cran.

Le cas type qu'on installe chez nos clients PME B2B : à partir d'une opportunité gagnée dans le CRM, le système génère automatiquement le devis à partir d'un modèle, envoie une signature électronique, déclenche la facture conforme Peppol dès la signature, programme la relance automatique si le paiement traîne, et archive PDF + métadonnées dans le drive. Stack : HubSpot ou Pipedrive côté CRM, n8n auto-hébergé sur un VPS européen pour l'orchestration, Accountable, Billit ou Odoo pour l'émission Peppol selon le profil PME, Yousign pour la signature électronique, Google Drive pour l'archivage.

Côté hébergement n8n, on déploie en général sur un VPS KVM dimensionné pour 5-20 workflows actifs, l'offre Hostinger VPS KVM 2 (2 vCPU, 8 Go RAM, datacenters EU) couvre largement ce besoin pour ~6 €/mois en engagement annuel. Transparence : lien de parrainage ATTA, nous percevons une commission si vous prenez l'offre via ce lien. Cela ne change ni notre analyse ni le prix qui vous est facturé.

Le résultat mesuré sur nos déploiements PME : 4 à 6 heures gagnées par semaine sur l'assistant administratif, -90 % d'erreurs de saisie, et un délai moyen de paiement raccourci de 8 à 12 jours grâce aux relances automatiques. À ce niveau, l'investissement dans une couche d'automation se rembourse en 2 à 4 mois.

FAQ

Q : Je ne facture qu'à des particuliers (B2C). Dois-je passer à Peppol ?

Non. L'obligation Peppol au 1er janvier 2026 ne couvre que les transactions B2B entre entreprises assujetties à la TVA en Belgique. Les factures sortantes vers des particuliers restent libres de format. Attention toutefois : vous devez quand même être capable de recevoir une facture Peppol d'un fournisseur, même si vous n'en émettez aucune.

Q : Je suis en franchise TVA sous 25 000 €. Suis-je concerné·e ?

Oui. L'obligation s'applique à toutes les entreprises assujetties à la TVA en Belgique, y compris celles qui utilisent le régime de la franchise pour les petites entreprises. Le seuil de 25 000 € est un seuil de TVA collectée, pas une exemption Peppol.

Q : Les amendes de 1 500 € à 5 000 € sont-elles cumulables ?

Oui, par escalade. La première infraction constatée coûte 1 500 €, la deuxième 3 000 €, les suivantes 5 000 €. Un audit fiscal qui constate plusieurs mois de facturation hors Peppol peut donc déclencher plusieurs infractions distinctes. La période de tolérance courait jusqu'à fin mars 2026, depuis avril 2026, les amendes sont applicables.

Q : Comment fonctionne concrètement la déduction de 120 % ?

Pour les périodes imposables 2024 à 2027, les indépendants et les PME qui investissent dans un programme de facturation conforme bénéficient d'une déduction majorée. Un abonnement de 120 €/an se déduit comme une charge de 144 €. Cela couvre l'abonnement, la formation et les frais d'implémentation. À demander à votre comptable.

Q : Si je facture surtout en France, dois-je quand même utiliser un outil Peppol Belgique ?

Si vous êtes établi·e en Belgique et assujetti·e à la TVA belge, votre obligation B2B porte sur vos transactions avec d'autres entreprises belges. Pour vos clients français, la facture papier ou PDF reste acceptable jusqu'à la mise en route progressive du dispositif français. Pour les flux mixtes, choisir un outil belge conforme Peppol (Accountable, Billit, Odoo Community, Sage BOB Start) reste la voie la plus simple, vous restez conforme pour le côté belge et vous gardez de la flexibilité pour vos émissions vers la France.

Pour aller plus loin

Si vous facturez encore en Excel ou en PDF et que vous n'êtes pas certain·e d'être conforme, deux options pratiques. Un : ouvrez un compte gratuit sur Accountable ce soir, basculez votre prochaine facture B2B en Peppol, et appelez votre comptable demain matin pour caler la déclaration TVA. C'est l'option rapide et sans risque pour la majorité des indépendants et petites SRL.

Deux : si votre volume de factures justifie d'aller plus loin que la simple émission Peppol, relances automatiques, intégration CRM, génération de devis à la chaîne, archivage structuré, l'audit Quick Wins d'ATTA chiffre votre cas en 30 minutes. On regarde votre processus actuel, on identifie ce qui peut être automatisé sans tout reprendre, et on vous dit franchement si Accountable + comptable suffit, ou si vous êtes assis sur les 6 heures par semaine que vos concurrents ont déjà récupérées.